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Perguntas frequentes sobre as atividades de validação e verificação de GEE

Este material contém algumas perguntas e respostas relacionadas à atividade de validação e verificação de GEE.

Desde já, colocamo-nos à disposição para orientar sobre qualquer aspecto não mencionado ou não esclarecido plenamente.

Instituto Totum


 

PERGUNTAS E RESPOSTAS

1. Qual norma brasileira rege as atividades de validação e verificação de GEE?

A Norma ABNT NBR ISO 14064 Parte 3 especifica princípios e requisitos e fornece orientação para aqueles que estão conduzindo ou administrando a validação e/ou verificação de declarações de gases de efeito estufa (GEE). Essa norma pode ser aplicada na quantificação organização ou de projeto de GEE, incluindo quantificação, monitoramento e elaboração de relatórios de GEE realizados de acordo com a ABNT NBR ISO 14064 Parte 1 ou Parte 2.

2. Quais fases compõem o processo de validação / verificação?

  • Primeiramente, o Instituto Totum solicitará algumas informações a sua empresa para verificação da competência necessária para realização da validação ou verificação, além de checar se há algum conflito de interesse. Essa fase é chamada de pré-solicitação, e inclui também a emissão de um contrato contendo as condições técnicas e comerciais da prestação das atividades;
  • O Instituto Totum selecionará então a equipe de validação ou verificação que realizará as atividades de validação ou verificação em 2 fases (vide pergunta nº 3);
  • A equipe do Instituto Totum avaliará a declaração de GEE em conformidade com os requisitos da ABNT NBR ISO 14064-3;
  • Caso o resultado seja ‘conforme’, o Instituto Totum emitirá uma declaração de validação ou verificação com base nas conclusões dos resultados de validação ou verificação, em conformidade com a ABNT NBR ISO 14064-3.

3. É obrigatória a realização das atividades em fase 1 e fase 2?

Sim. A atividade de validação ou verificação é realizada obrigatoriamente em duas fases.

As seguintes atividades compõem a 1ª fase:

  • Abertura formal do processo de validação ou verificação;
  • Alocação da equipe e comunicação à organização;
  • Análise de Documentos e Declaração emitida pelo cliente (inventário de GEE);
  • Elaboração dos planos de validação ou verificação e planos de amostragem;
  • Envio de lista de dúvidas ou discrepâncias materiais anteriores à visita de campo;
  • Acompanhamento dos esclarecimentos anteriores à visita de campo;
  • Acertos para visita de campo.

As seguintes atividades compõem a 2ª fase:

  • Visitas de campo às unidades comerciais;
  • Visitas de campo às unidades não comerciais;
  • Visitas de campo aos responsáveis pelo sistema de coleta de dados e compilação;
  • Estudo dos fatores de emissão adotados e consistência dos dados;
  • Testes de campo e comparações pertinentes;
  • Avaliação do nível de confiança das informações;
  • Emissão de solicitações de ação corretiva e acompanhamento da sua eficácia;
  • Análise de revisões da declaração de GEE em função das observações;
  • Emissão de relatório anterior à revisão independente;
  • Revisão independente realizada por profissional da equipe Totum não envolvido com os trabalhos das fases 1 e 2;
  • Trabalhos adicionais de coleta dados/testes e acompanhamento em função das constatações do revisor independente;
  • Emissão de relatório posterior à revisão independente;
  • Emissão da Declaração de Gases de Efeito Estufa pelo Instituto Totum;
  • Notificação aos órgãos credenciadores ou responsáveis pelos Programas de GEE.

4.  A duas fases de validação ou verificação deverão ocorrer nas dependências de minha empresa?

É possível que uma parte da 1ª fase seja realizada nas dependências da empresa, dependendo da complexidade e necessidade de informações. Isto não é obrigatório, mas caso seja necessário, o agendamento será feito previamente e em comum acordo com a empresa. Já a 2ª fase deve ser realizada nas dependências da empresa, obrigatoriamente.

5. Os resultados da 1ª fase são comunicados à empresa?

Sim. As constatações da 1ª fase serão documentadas e informadas à empresa, incluindo a identificação de qualquer área de preocupação que poderia ser classificada como não-conformidade durante a 2ª fase.

6. Qual é o intervalo entre a 1ª e 2ª fase das atividades de validação ou verificação?

Para determinação do intervalo será levado em conta o tempo necessário para que a empresa consiga resolver os pontos de preocupação identificados durante a 1ª fase.

7. Caso não sejam encontradas preocupações e pontos críticos na 1ª fase de validação ou verificação, a Declaração já poderá ser emitida pelo Instituto Totum?

Não, a Declaração somente será emitida pelo Instituto Totum após a finalização da 2ª fase da atividade de validação ou verificação, e desde que não encontradas não-conformidades.

8. Caso sejam detectadas não conformidades, o Instituto Totum emitirá a declaração de validação ou verificação?

Não, a declaração somente será emitida após resultado 100% conforme das atividades de validação ou verificação.

9. A certificadora avisa quais áreas serão auditadas?

Sim, o Instituto Totum envia o planejamento das atividades de validação ou verificação, informando quais áreas / setores serão analisados.

10. Caso o cliente não concorde com uma decisão tomada pelo Instituto Totum, há possibilidade de recorrer a alguma outra instância?

Sim, o Instituto Totum possui procedimentos que permitem a revisão de uma decisão. Essa solicitação é denominada “Apelação”. São definidas duas instâncias: Revisor Independente e Conselho de Certificação, respectivamente. As discordâncias deverão ser registradas no através do formulário de Avaliação das Atividades de Validação ou Verificação, que será encaminhado ao responsável após realização das atividades. Uma solicitação de ação corretiva (SAC) será aberta e o problema será tratado conforme procedimentos do Instituto Totum.

11. Pode haver suspensão ou cancelamento de uma Declaração já emitida?

Sim.  Uma Declaração pode ser suspensa ou cancelada após constatação pelo Instituto Totum de descumprimento de requisitos contratuais. Nesses casos, o Instituto Totum recebe a solicitação e investiga os fatos, podendo solicitar esclarecimentos adicionais à empresa cliente.

Caso o Instituto Totum identifique, após a emissão da declaração de verificação ou validação, que o cliente ou parte responsável não tenha cumprido requisito contratual, o cliente será formalmente notificado para correção das inadimplências contratuais. Não sanado o problema e continuando a organização cliente ou parte responsável inadimplente, a declaração poderá ser cancelada e a empresa impedida de uso da declaração.

12. Uma Declaração já emitida pode ser revisada?

Sim.  Uma Declaração pode ser revisada quando houver solicitação por parte do Cliente, por Parte Responsável ou pelo Programa de GEE, ou ainda após constatação pelo Instituto Totum de descumprimento de requisitos contratuais. Nesses casos, o Instituto Totum recebe a solicitação e investiga os fatos, podendo solicitar esclarecimentos adicionais à empresa cliente.

Em caso de necessidade de revisão da Declaração, o Gestor Técnico do Instituto Totum alocará equipe de verificação ou validação para as atividades que embasarão a eventual revisão, seguindo seus procedimentos internos operacionais.

Quando a decisão é o “Cancelamento” da Declaração, o Gestor Técnico do Instituto Totum solicitará ao cliente a devolução da declaração (originais e cópias) para evitar seu uso indevido.

 13. É possível registrar uma reclamação em relação aos serviços prestados pelo Instituto Totum?

Sim, o Instituto Totum possui mecanismos internos para tratar as reclamações feitas pelas empresas-clientes, de forma a tomar as ações corretivas pertinentes. As reclamações podem ser enviadas para o e-mail O endereço de e-mail address está sendo protegido de spambots. Você precisa ativar o JavaScript enabled para vê-lo. ou via fax / correio. Uma solicitação de ação corretiva (SAC) será aberta e encaminhada ao responsável. Todas as ações e contatos realizados junto ao reclamante serão registrados para controle e acompanhamento da solução do problema.

 

PR.REL.104.00 - Instituto Totum