Sim. As auditorias iniciais de certificação devem ser realizadas obrigatoriamente em duas fases.

A 1ª fase refere-se a uma análise de toda a documentação da empresa, permitindo que o organismo certificador avalie, principalmente: a localização da empresa e condições específicas do local; situação e compreensão da empresa em relação aos requisitos da Norma; a necessidade de coleta de informações para realização da 2ª fase da auditoria (como por exemplo, aspectos regulamentares e legais aplicados ao negócio da empresa); análise de recursos e planejamento para a 2ª fase da auditoria, acordando com o cliente detalhes da logística; avaliação das auditorias internas e análises crítica já realizadas pela empresa, verificando se a empresa está preparada para a 2ª fase da auditoria.

A 2ª fase de auditoria tem como objetivo a avaliação da implementação do sistema de gestão da qualidade da empresa.

Sim. As constatações da 1ª fase de auditoria serão documentadas e informadas à empresa, incluindo a identificação de qualquer área de preocupação que poderia ser classificada como não-conformidade durante a 2ª fase.

Não, o certificado somente será emitido após a finalização da 2ª fase da auditoria, desde que não encontradas não-conformidades.

• Recomendação da certificação.
• Recomendação da certificação com auditoria documental para as não-conformidades críticas.
• Recomendação da certificação com auditoria de “follow-up” para as não-conformidades críticas.
• Não recomendação da certificação.

O Instituto Totum segue diretrizes internacionais do IAF – International Acreditation Fórum – para realização do dimensionamento de uma auditoria. As diretrizes estão disponíveis para consulta no site www.iaf.nu.

Há possibilidade de realizar auditoria por amostragem, mas para isso, a organização precisa atender aos critérios de elegibilidade. Sendo elegível, o Instituto Totum seguirá as diretrizes internacionais do IAF – International Acreditation Fórum – para realização do dimensionamento de multisite. As diretrizes estão disponíveis para consulta no site www.iaf.nu.

Sim. Um certificado pode ser suspenso em casos que:

• O sistema de gestão certificado da empresa falhou persistentemente ou seriamente em atender aos requisitos de certificação, incluindo os requisitos para a eficácia do sistema de gestão;
• A empresa certificada não permite que auditorias de supervisão ou recertificação sejam realizadas nas frequências exigidas;
• A empresa certificada solicitou voluntariamente uma suspensão.

Sim, a qualquer momento a empresa certificada pode solicitar extensão do escopo. Nesse caso, o Instituto Totum realizará uma análise crítica da solicitação, determinando quaisquer atividades de auditoria necessárias para decidir se a extensão pode ou não ser concedida. Essa auditoria pode ser realizada em conjunto com uma auditoria de supervisão.

É possível que uma parte da 1ª fase de auditoria seja realizada nas dependências da empresa, dependendo da complexidade e necessidade de informações. Isto não é obrigatório, mas caso seja necessário, o agendamento da auditoria será feito previamente e em comum acordo com a empresa. Já a 2ª fase deve ser realizada nas dependências da empresa, obrigatoriamente.

Para determinação do intervalo será levado em conta o tempo necessário para que a empresa consiga resolver os pontos de preocupação identificados durante a 1ª fase.

Sim, o Instituto Totum envia o planejamento da auditoria, informando as áreas que serão auditadas.

A cada três anos o sistema certificado precisa ser reavaliado, conforme regras internacionais do IAF – International Acreditation Fórum – para renovação da sua vigência.

Sim, o Instituto Totum possui procedimentos que permitem a revisão de uma decisão. Essa solicitação é denominada “Apelação”. São definidas duas instâncias, Gestor Técnico e Conselho de Certificação, respectivamente. As discordâncias deverão ser registradas por e-mail ou através do formulário de Avaliação da Auditoria, que será encaminhado ao responsável. Uma solicitação de ação corretiva (SAC) será aberta e o problema será tratado conforme procedimentos do Instituto Totum.

Após certificação, a empresa deverá realizar auditorias anuais de manutenção. Com antecedência, o Instituto Totum fará contato com a empresa para agendar a data da auditoria. De forma antecipada, o Instituto Totum encaminhará o Plano de Auditoria, contendo horários e áreas a serem auditadas. As auditorias de supervisão devem ser realizadas no mínimo uma vez por ano, sendo que a data da 1ª auditoria de supervisão (após a certificação inicial) não deve ultrapassar 12 meses a partir do último dia da auditoria fase 2.

Sim. O Instituto Totum poderá reduzir o escopo de certificação da empresa para excluir as partes que não atendam aos requisitos, quando a empresa tiver falhado persistentemente ou seriamente em atender aos requisitos de certificação para aquelas partes do escopo da certificação. Qualquer redução desse tipo deverá estar de acordo com os requisitos da NBRISO9001.

Sim, o Instituto Totum possui mecanismos internos para tratar as reclamações feitas pelos clientes de seus clientes ou ainda por outras partes interessadas, de forma a tomar as ações corretivas pertinentes. As reclamações podem ser enviadas para o e-mail calmeida@institutototum.com.br. Uma solicitação de ação corretiva (SAC) será aberta e encaminhada ao responsável. Todas as ações e contatos realizados junto ao reclamante serão registrados para controle e acompanhamento da solução do problema.